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適切な作業の粒度とは

【BPMN入門】1日ハンズオントレーニング』というクラスルーム形式のトレーニングを担当しています。毎回5名程度の少人数クラスとしているためでしょうか、いつも活発な質問をいただいています。仕様に関する基本的な内容からBPELとのマッピングに関する高度な内容までといった幅広い質問なのですが、その中でも最も多いのが

「誰が描いても業務フローの詳細度が統一されるような良い方法はないか?」

という質問です。

同じような業務なのに大雑把な人は1枚、几帳面な人は10枚でフローを描くといったことが、大げさなようですが本当にあります。そのような問題をどうすれば良いか悩んでいる人が多いようです。

業務フローの枚数に大きな差が生じる原因は、業務フローは自由度がとても大きく、レイアウトの好みや例外的なケースをどこまで描くかなど、様々な点で個人差が出やすいことです。そして、その中でも作業の粒度の違いが最も個人差が出やすいと言えるのではないでしょうか。

作業の粒度とは、フローに描く作業の細かさを表しています。例えば、出荷で1つのタスクにするのか、同じ出荷を「出庫して梱包して…」というように複数のタスクに分けて書くのかという違いのことです。

粒度の統一感を持たせる簡単かつ効果的な方法は、サンプルモデルをフローを描く全ての人に渡すことです。何となく皆がサンプルの詳細度に合わせてくれます。ただし、あくまでも何となくなので、より高いレベルで統一感を求めるのならば作業の粒度に関する決め事を基準書として明記します。

いずれにせよ、サンプルや基準書を作る人が「適切な作業の粒度」という考えをしっかりと持っていなければ、全てのフローが同じ問題を抱えて統一されてしまうので注意が必要です。

では、業務フローにおける適切な作業の粒度とはどれくらいなのでしょうか?

何が適切なのかは、当然、業務フローを描く目的によって異なります。

◇ 個々の担当者の視点で細かい作業手順を可視化して作業レベルで改善を検討する

◇ 管理者の視点でハンドオフとマイルストーンを可視化してプロセスレベルで改善を検討する

このような目的の違いで描くべき詳細度は異なります。

そこでまずは業務フローの目的を明らかにすることから始めます。

そして次に、目的に対して何を可視化すべきかを整理しながら適切な作業の粒度を決めていきます。

例えば、プロセスレベルで改善を検討という目的では、

◇ 人の作業を表すタスクは作業依頼と作業完了を管理したい単位で1つのタスクにすること

◇ それ以上の詳細は別途、作業手順書に記述すること

などのルールを決めていきます。

次のような図とその説明を添えて、なぜ、何を可視化したいのか、そのイメージを共有するとさらに効果があります。

そう考えると、単なるサンプルモデルではなく、やはり基準書としてまとめる方が良いでしょう。

人の作業の管理イメージ

いくつか基準書を作った経験から、基準書をまとめて業務フローを描き始めると、統一させるべき新たなルールが発見され、後から追加したくなると思います。

ビジネスプロセスの継続的な改善のように、業務フローの基準自体も可視化して継続的に改善していく感じです。

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